商業英文寫作聖經：向財富雜誌五百強企業顧問學習頂尖寫作技藝

苦幹實幹10年，比不上一封10分鐘寫的信？ 亞馬遜書店5顆星好評，暢銷超過20年的職場必備工具書 向《財富雜誌》（Fortune）500強企業顧問學習致勝商業寫作 寫好英文商務書信，讓你說服人心、領導下屬、建言上司、打好關係、拓展人脈 　　用英文寫信、打報告，總是刪刪寫寫，改到頭昏腦脹嗎？ 　　客戶拖延該怎麼催？銷售報告落落長怎麼刪？ 　　爭取機會怎開口？壞消息如何傳達？ 　　寫錯不只失禮、讓人笑話，還可能斷送職場大好前途！ 　　本書集結商業英文寫作精華，讓你晉升職場英文寫作達人 　　向財富雜誌500強企業顧問學習道地英文商業寫作 　　作者威瑪‧戴衛森是全球第一個商業寫作教育博士，擔任過Coca-Cola、MasterCard、AT&T、嬌生等《財富雜誌》（Fortune）500強企業顧問，並於常春藤盟校布朗大學、南佛羅里達大學開課指導商務寫作與口頭報告技巧，書中收錄威瑪指導美國商務人士過程中所搜集到的實際例句與書信範例，讓你輕鬆寫出優質英文商業書信。 　　一本在手，輕鬆解決職場中遇到的英文寫作困境 　　職場寫作大不易，不光要寫對外對內的email，還有一堆企劃書、報告、通知，有時還要幫上司寫、替同事改，甚至要在短時間內生出一篇企劃書──這些你在職場會遇到的狀況，本書都幫你想到了。本書從大面向段落編排，到小面向文法用字，皆提供實用寫作技巧，如優質商業寫作要素、構思動筆技巧、限時寫作三步驟、給予寫作回饋技巧等，讓英文商業寫作與編輯更淺顯易懂。此外，書中提供大量例句、中英對照書信範例與練習，讓你輕鬆掌握英文職場書信要點，寫得又快又好。書中亦提供書信修改前後比較範例，快速幫你找出寫作盲點，對症下藥！ 　　重點放在第一句！區塊寫作讓書信一目了然 　　想說的話一大堆、資訊太多怎麼辦？滿滿的信讀起來累人，也容易讓讀者失去耐性。本書教你刪去旁枝末節，將重點資訊放在開頭，直切重點，讓主題一目了然，再以區塊編排方式將內容分門別類，並以表格、圖形和其他圖像輔助，凸顯重點。 　　聰明用字、變化句子排列、善用幽默，商業書信也能展現個人特色 　　搞定段落編排後，如何精簡用字，提昇句子質感？本書列出十點寫作時應避免的錯誤寫法，如不必要的開場白、過度使用被動句、做作用語等，展現英文商業書信專業度。本書還傳授你考量讀者心理，當有壞消息或出包時，怎麼寫才能降低對方敵意，甚至利用幽默使彼此會心一笑，維持職場氣氛，提升工作效率。 　　正確文法、拼字與校對，細節不疏忽 　　看到文法就頭痛？哪些是必須避免的文法致命錯誤？職場書信寫作在於展現專業，「文法速覽」與「文法Q&A」讓你快速了解文法規則，避免犯錯。拼字差個字母，意思就大不相同，本書列出常見易混淆詞組表，幫助你降低拼字錯誤，並列出許多搞笑的出錯實例，讓你邊讀邊笑，心有戚戚焉。自動拼字錯誤檢查可信嗎？本書也建議讀者善用手邊資源，讓你的職場英文書信零錯誤！ 本書特色 　　‧集結職場實戰結晶，讓《財富雜誌》500強企業顧問教你職場必勝英文寫作 　　‧從觀念下手！釐清商業寫作迷思，同步提昇中英文商業寫作力 　　‧大量例句與中英對照書信實例，從內部公告、會議記錄、email、企劃書到履歷表，一網打盡 　　‧提供修改前後書信範例比較，快速找出盲點，克敵致勝 　　‧文法規則、易混淆拼字、建議用字等整理大全，一書在手，教你寫出漂亮英文書信

　　「威瑪‧戴衛森以幽默口吻提供實務建議，引導讀者克服寫作恐懼，寫出優質商業書信。為了成功的商業往來，一定要把這本書列入職場工具書清單。」──喬‧克勞斯哈爾（Jon Kraushar），克勞斯哈爾傳播公司總裁╱美國前副總統錢尼辯論教練╱美國策略專家╱《熱誠溝通：你就是最好的溝通訊息》（You Are the Message）共同作者 　　「本書讓我對商業寫作有全新的看法，容易閱讀，毫無疑問是本寶貴的職場工具書。」──史蒂芬‧伯羅斯（Stephen J. Burrows），安海斯-布希國際公司前總裁與執行長 　　「對行銷人士以及管理階層來說，這是本教你如何在職場成功的工具書。」──艾倫‧唐娜休（Ellen Donahue-Dalton），麥克森公司執行副總裁與行銷長 　　「書中提供清楚明瞭的職場寫作建議，確保你寫出的每份商業文件，都具備說服人心的要素。」──摘錄自凱倫‧奥塔佐博士 (Karen Otazo) 《職涯管理的真相》 　　「所有參加過威瑪．戴衛森課程的學員都喜愛她，書中的書信範例和呈現方式都十分出色。」──布朗大學（Brown University）學習社群 　　「向《財富雜誌》（Fortune）500強企業顧問學習商務寫作是個難得的機會，本書集結前人智慧結晶，是時下商業寫作中必備的工具書。本書用有趣且吸引人的筆調，一改大眾對商業寫作嚴肅乏味的刻板印象。」──MBA水晶球招生顧問群 　　「蟬連暢銷排行榜的寫作工具書。」──亞馬遜書店、Google Play、Scribd

序 致謝 作者序：為什麼寫這本書 第一部分 這本書可以幫你什麼？ Chapter 1. 輕鬆完成商業書信 Chapter 2. 寫作前，調整心態 Chapter 3. 優質商業寫作的要素 第二部分 開始動筆 Chapter 4. 克服寫作恐懼症 Chapter 5. 為自己寫，或是為主管寫的起草技巧 5-1 起草技巧 5-2 為上司或團隊而寫 第三部分 組織想法與訊息 Chapter 6. 組織段落I 6-1 開門見山切入重點！ 6-2 重點句不等於目的句 6-3 何時不用開門見山法──緩衝式表達 6-4 組織文章的其餘內容 Chapter 7. 組織段落II 7-1 取個好標題 7-2 利用區塊組織內容 7-3 透過圖表和圖片，快速呈現重點 7-4 利用簡報軟體，幫口頭報告加分 7-5 使用連接詞 Chapter 8. 組織句子 8-1 合併句子：凸顯重點，刪除贅字 8-2 合併句子：陳述同等重要的想法 8-3 合併句子：強調重點 8-4 合併句子：刪除贅字 8-5 變化句子長度創造節奏 8-6 八種提昇句子質感的方法 第四部分 精簡用字 Chapter 9. 擺脫雜亂無章的句子 9-1 刪除冗長的開場白 9-2 刪除不重要的補充說明 9-3 刪減層層堆疊的名詞 9-4 刪除起不了作用的動詞與被動句 9-5 刪除無用的語氣詞 9-6 刪除堆疊的介系詞 9-7 刪除語意模糊的用字 9-8 刪除做作用語 9-9 刪除贅字 9-10 刪除老套的開頭與結尾 Chapter 10. 斟酌語氣 10-1考量讀者，使用適當語氣 10-2 強調正面，避免負面語氣 10-3 如何傳達壞消息 10-4 善用幽默 10-5 去除偏見 第五部分 寫得正確 Chapter 11. 與文法奮戰 11-1 七大文法致命錯誤 11-2 文法速覽 11-3 常見文法Q & A 11-4 有彈性的文法規則 Chapter 12. 拼字正確基本功 12-1 常常拼錯字，怎麼辦？ 12-2 常見的拼字錯誤 12-3 複數形 12-4 註冊商標產品寫法 Chapter 13. 社群媒體用語的使用時機 第六部分 寫得快又好 Chapter 14. 限時寫作三步驟 第一階段：隨意書寫的草稿階段 第二階段：變戲法般的架構編排 第三階段：無情的編輯時間 第七部分 職場寫作其他注意事項 Chapter 15. 電子郵件的快速指南 Chapter 16. 給主管的話 16-1 給予回饋 16-2 為自己的寫作負責 Chapter 17. 聽寫：我手寫我口 17-1 跟說的一樣快的聽寫 17-2 高效率的聽寫步驟 附錄：書信準則與範例 客戶後續追蹤╱測試╱致謝 確認╱指導的備忘錄 鼓勵團隊╱團隊升級 會議記錄 提案╱建議 提供資訊╱要求資訊 履歷懶人包：求職信、履歷表、面試感謝函 後記

推薦序 　　威瑪‧戴衛森是誰？她為什麼可以指導我們寫出必勝職場寫作？ 　　威瑪‧戴衛森是第一位檢視商業寫作而獲得博士學位的學者。同時作為一名顧問，在過去30年中，她幫助了不同程度的企業員工提升商業寫作技巧，也因此知道多數人恐懼寫作，而且他們害怕的理由也很正當。 　　從以前到現在，學校的寫作課一直是個不可能在期限內完成的作業。學生沒有機會接受寫作上的指導，沒有人指導他們該如何輕鬆寫出簡單又有條理的文章。在大多數學校裡，寫作教學被認為是苦差事，寫作只是應付考試而已，至於為什麼拿到C或D，或是幸運地拿到A或B，都是個無法解釋也永遠不會被解答的謎團。 　　學生太常在不知道怎麼寫、不知道哪些能寫、哪些不能寫的情況下，就被要求寫出商業書信。在如此絕望的挑戰下，對寫作產生恐懼與焦慮是可以理解的。 　　本書讓寫作變得淺顯易懂，尤其是針對商業寫作。威瑪在書中說明商業書信技巧，並提供許多風趣且精準的書信範例與練習，教導讀者克服寫作障礙、「讀懂」他人要求、寫出達到期望的書信。從寫出開門見山重點句、文法正確的書信，到準時完成一份隔日必須繳交的報告，這本書提供了撰寫各式商業書信的過程中，必須用到的所有寫作技巧。 　　善用本書中提供的許多絕佳寫作建議，你將會從中獲益許多。閱讀本書、聽從本書的建議、並且動筆寫，你終會在商場上獲得成功。 珍奈特‧艾米格（Janet Emig） 英語教育榮譽退休教授 紐澤西州立羅格斯大學 作者序 為什麼寫這本書？ 　　對一個三歲小孩來說，揮灑手中蠟筆是股純粹的力量與享受，他們熱切且輕鬆地塗鴉出眼裡所看到的世界。然而，當孩童長大成人，手中的蠟筆被原子筆、鉛筆或鍵盤取代時，看著眼前的空白紙張或螢幕，產生的卻是恐懼與無助。 　　曾幾何時，我們開始討厭並恐懼起那些我們曾經擅長的創作活動呢？或許是當寫作和成績評量產生關聯的那一刻起。早期寫作教學著重完美寫作，而非寫作能力培養，導致寫作教學一昧尋求正確性以及避免犯錯，反而抑制學生去嘗試與從錯誤中學習的機會。學校寫作教學不僅不鼓勵與他人合作，還將合作視為作弊；寫作的目標也變成篇幅越長越好，而非以清楚傳遞訊息為目標。 　　難怪這麼多人都厭惡寫作。盡責的老師「用心良苦」修改每一篇作文，卻也打擊我們的自尊。但是，不管你喜歡與否，我們在學校所學到的寫作，就是想盡辦法用很厲害的單字填滿頁面，讓老師留下深刻的印象。 　　然而，商業寫作需要的是全然不同的技巧，這些技巧未必在學校學過。在學校，我們只是為老師而寫。在商場上，我們為各種對象的需求及期望書寫。寫作者經常把商業寫作與學校寫作搞混。在商場上，我們為了完成工作、解決問題、推薦或同意提案而寫。但是，我們在學校卻是為了展現知識和字彙量，博取老師的讚賞而寫作。 　　因此，本書與學校寫作無關，反之，是挑戰學校寫作。本書的第一個目的，就是要幫助商業寫作者拋棄在學校所學的毫無創造性的觀念，並點出在職場中該保留或揚棄的寫作技巧。換言之，本書介紹職場寫作技巧和提升寫作品質的原則。 　　本書的第二個目的，是提醒商業寫作者，雖然寫出一手好書信不容易，但這個過程是可以輕鬆達成的。知道這個事實，可以幫助我們再次提筆寫作。 　　接著是三個促成本書出版的大前提，許多可信度高的寫作研究指出，學習優質寫作需必備以下三點： 　　1. 透過書寫學習寫作，即使是透過如傳簡訊或推文這類的練習也可以達成。因此，書中提供大量練習機會供讀者試寫、練習。 　　2. 透過和他人討論自己作品來學習寫作。透過不斷嘗試，並從中獲得意見。因此本書提供許多範例，讓讀者用來對照自己所寫的版本，這是也我回饋讀者的方式。 　　3. 摸索寫作的過程是痛苦而混亂的，但透過本書，讀者可以暫時放下這些恐懼。這也是本書的另一項優點：你可以獨自在空閒的時候，閱讀、試寫（驗）、搞砸然後再試一次。 　　好好享受這一版的內容。本書不同於那些宣稱透過閱讀寫作，就可以寫得更好的書。光只有閱讀，並不會讓你成為一位比較好的寫作者。透過實際寫作，才能讓你成為更好的寫作者。因此，我邀請你與本書互動，一起練習和試寫。嘗試本書所提供的職場寫作法，你會找到對你最管用的方法，我也希望，當你在電腦或平板螢幕前，或是準備提筆書寫時，你會重拾童年時的那股力量與輕鬆的感覺。

Chapter 2. 寫作前，調整心態 寫作前，先調整心態。接受你必須要寫的事實。為了讓實力被看見、讓人信賴、升遷，你需要寫作。事實上，商務人士每天花30～40％的工作時間在寫作上。接著，戒掉以下迷思： 篇幅越多越好？ 你的辦公桌上、電腦裡、信件匣中，是不是塞滿一堆乍看令人印象深刻，但廢話連篇的文件與信件？冗長且毫無組織的文件隨處可見，這是來自我們過去所受的錯誤指導，讓我們以為應盡量使用艱澀措詞與冗長詞彙。人們擔心簡單用字無法展現自己的聰明，所以寫出pursuant to our agreement（根據我們的協議），而不是as we agreed（我們同意）；或是寫出in the normal course of our procedure（根據我司的正常程序），而不是簡單易懂的normally（通常）。 字多不等於好，數量並不等於品質。廢話代表沒有效率，對企業來說，缺乏明確的文字說明將導致金錢與時間成本的損失，也引發閱讀的挫敗感。 文法正確寫作等於優質寫作？ 你可以問問同事與主管，他們的報告寫得如何。無論他們回答好或不好，他們的評斷標準很可能是根據文法正確性而來，例如主詞動詞一致性，使用正確時態，使用的是分裂不定式還是不完整句。文法的確有其重要性，但文法正確寫作不等於優質寫作。下次你看信件或報告時，問問自己：內容是否有趣、有吸引力、簡要、有邏輯，並且容易閱讀？好的寫作應該要包含上述特質。 商業寫作不是創意寫作？ 有些商業寫作只需套用格式，不太需要創造力。但當回覆客訴信件，或處理棘手的突發狀況時，你便需要發揮創意達成任務。寫作最能展現你的解決問題能力，你必須擁有獨到的想法、想像力，以及創新、清晰的文字溝通能力。 最後，對自己抱持信念，相信自己能進步。優秀寫作能力是透過不斷練習而達成，而非與生俱來。透過練習，在練習過程中善用有效的技巧。 Chapter 6. 組織段落I 6-2重點句不等於目的句 決定信件或報告中的重點句並不是件簡單的事。記住，將訊息重點句以重點摘要寫出，如指示下一步怎麼做，或者你期待對方閱讀訊息後，有什麼行動或反應。開門見山的重點句會讓讀者思考：「喔！了解！」還是「嗯…所以呢？」他們的反應會讓你知道，自己是否在一開始就點出重點，還是又開始流水帳解釋。 開門見山重點句（Bottom-line Statement）不等於目的句（Purpose Statement）。目的句使用開放式句子，告訴讀者這則書信的目的為何，而非提供摘要。目的句範例如下： The following are comments heard from retailers and consumers, and my observations of industry and competitive performance. 以下是來自零售商和消費者的意見，以及我對產業和競爭對手表現的觀察。 本句開宗明義告訴讀者這封信件的目的，提出相關意見與自己的觀察，但沒有摘要說明。這樣的開場白只是重複說明原本早已敘述清楚的主旨標題，再說一次並沒有加分效果。 以下的範例也好不到哪裡去。 This represents a response to your letter regarding the expansion of our promotion in Wisconsin. 本信是回覆你提出擴展公司在威斯康辛州的行銷。 John, this is a recap of the meeting we had on June 2. 約翰，這是我們6月2日會議的重點。 The following is a summary of my recent market visit. 接下來是我近日市場訪問的摘要說明。 This paper will recommend the action we should take against the competition. 這份報告指出對抗競爭對手，我們應該採取的行動。 以目的句作為信件開頭，並不是最好的方式。開門見山重點句能提供更多訊息，也更有力。為了展現兩者間的差別，請看以下用目的句開頭的範例，接著刪去起始句再看一次。信件是不是變得簡單易讀多了？以重點句開頭，會讓訊息傳達變得清楚直接。 The enclosed data compare our status against the competition’s. Through the week of June 28 we have lost share in retail sales while our three major competitors have gained. A close look at the data will show our downward slide. 附件數據是我們與競爭對手的比較。從6月28日這週開始，正當我們三個主要競爭對手開始獲利，我們的零售銷售額卻下滑了。仔細觀察數據可以看到我們銷售下滑的區域。 為了寫出有力的重點句，問問自己：「什麼是我一定要說明的重點呢？」參考以下範例，將重點放在前面。