为什么工作总是做不完：从低效变高效的42个秘诀

很多人总觉得自己的工作总是做不完，而有些人工作很轻松，总是以很高的效率完成。为什么会有这种差异？《为什么工作总是做不完：从低效变高效的42个秘诀》的作者吉田幸弘通过研修、演讲、咨询，接触过3万多人发现，高效人士与低效人士在时间利用、人际关系、工作方式、思考方式、心理管理等五个方面有着明显的不同。在这本书中，他对比了高效能人士与低效人士在这五个方面不同的做法。在对比中，减少工作时间、提升工作效率的方法就自然而然地显现了出来。学习本书能让你的工作更有效率，脑和心的状态也会变好。

第1章　高效利用时间的方法 01高效人士提着小公文包丨低效人士背着大公文包　/2 02高效人士存钱从大面值开始丨低效人士存钱从小面值开始　/6 03高效人士起点即加速丨低效人士终点才冲刺　/10 04高效人士到公司先泡杯咖啡丨低效人士到公司先查收邮件　/14 05高效人士日程表清清爽爽丨低效人士日程表密密麻麻　/20 06高效人士有意识休息丨低效人士选择不休息　/23 07高效人士保证个人午休丨低效人士忙于共进午餐　/26 第2章　构建良好职场人际关系的方法 01高效人士重视聊天交流丨低效人士抗拒私下闲谈　/30 02高效人士挖掘他人优点丨低效人士关注他人缺点　/34 03高效人士喜欢分析失败丨低效人士热衷炫耀成功　/38 04高效人士重视发言内容丨低效人士关注发言对象　/41 05高效人士及时汇报丨低效人士即时汇报　/44 06高效人士体察他人需求丨低效人士追求效率优先　/47 07高效人士边界意识很明确丨低效人士感情用事无边界　/51 08高效人士无视他人眼光丨低效人士渴望众人认可　/55 09高效人士会向下属学习丨低效人士只向上司请教　/59 第3章　轻松提高工作效率的方法 01高效人士驾轻就熟丨低效人士竭尽全力　/64 02高效人士行动中完善计划丨低效人士完善计划后行动　/68 03高效人士求助于人丨低效人士依赖网络　/71 04高效人士注重精准反复核对丨低效人士追求速度急于求成　/74 05高效人士考虑全再执行丨低效人士边考虑边行动　/78 06高效人士真正地在努力丨低效人士看起来很努力　/81 07高效人士依靠记录丨低效人士全凭记忆　/84 08高效人士公开奋斗目标丨低效人士绝口不提目标　/88 09高效人士轻装上阵丨低效人士负重前行　/92 10高效人士创造独立空间丨低效人士办公室里奋斗　/95 第4章　节约时间提高业绩的思维方法 01高效人士错峰出行丨低效人士高峰拥挤　/100 02高效人士星巴克思维丨低效人士麦当劳思维　/102 03高效人士借鉴范本丨低效人士从零开始　/105 04高效人士老鹰思维丨低效人士乌龟思维　/108 05高效人士认为未尝不可丨低效人士认定理应如此　/111 06高效人士力求优势最大化丨低效人士希望能面面俱到　/114 07高效人士勇于接受新事物丨低效人士多半会墨守成规　/118 08高效人士在经验中成长丨低效人士在失败中反复　/122 09高效人士用时间创价值丨低效人士消耗时间资源　/126 第5章　科学管理情绪的方法 01高效人士理性客观丨低效人士感情用事　/130 02高效人士直面内在情绪丨低效人士困于外在情绪　/135 03高效人士直面问题丨低效人士隐藏问题　/138 04高效人士摆脱消沉努力振作丨低效人士情绪低落无法自拔　/141 05高效人士选择性屏蔽信息丨低效人士热衷于搜集信息　/145 06高效人士规律性减压丨低效人士累积性减压　/148 07高效人士能接受不完美丨低效人士过度追求完美　/151 后记

假设有两位商务人士，A和B。 两人同时入职同一家公司，工作已有７年，两人承担着同样性质的工作。 A工作认真负责，一心扑在工作上，然而工作难见成效，工作中更是感到困难重重。 ·加班到很晚，但是工作成效依然没有提高。 ·忙的时候，感觉工作一件堆一件干起来没完没了。 ·周末在家也必须要工作，脑海里总是想着工作的事情。 而B呢，不仅工作完状态看起来很轻松，而且取得了很好的成效。原以为B定是起早贪黑埋头于工作的类型，然而事实上却并非如此。 ·每日定时回家（按时下班回家）。 ·会议上经常提出新的方案，且得到大家肯定。 ·非常珍惜与家人和朋友相聚的时光。 ·平时保持运动的习惯，身心处于理想的健康状态。 ·与公司外的人保持着良好的人际关系往来。 A与B形成了鲜明的对比。 随着时间的流逝，两者之间的差距逐渐拉大。终于，在入职10年后，B成了A的上司，两者之间年收入的差别凸显。可能会有人为A打抱不平：A工作如此认真负责，却没有回报，实在是不公平。 但是，我们要记住的是：企业是营利性团体。 对取得成绩的人予以奖励，理所当然。 假设你是这家公司的经营管理人员，你会推选谁走上管理岗位？ 或者，假设你是普通公司职员，你想要成为A？还是想要成为B？ 如今我在这里，写书与大家分享高效工作的技巧，讨论研修、演讲等话题。谁曾想到，曾经的我，有段时间的工作状态和A如出一辙。 我在公司上班，每天起早贪黑熬夜工作。有时连休假的日子也没能休息。白天出去拜访客户，晚上回到办公室，还得准备资料，或制作计划书、企划书，想着助团队其他成员一臂之力。 然而，无论我工作如何努力，工作丝毫不见减少，反而让加班成为常态。一方面，晚上经常加班，因此睡眠不足，而早上又因为头昏脑胀，工作完全不在状态。有的时候，我甚至是一边灌着能量饮料，一边打起精神强撑着上班。然而，有时候看到其他同事，轻轻松松地就完成了工作。我就会想：估计是他工作量太少，我甚至还有些情绪上的反感。但是，通过仔细观察，我发现其实他的工作量并不少，工作时他也并未偷奸耍滑。事实上，他不仅完成的工作量比其他成员多，还有空余时间用来学习新技能，同时还为保持健康而努力锻炼身体。工作非常注重效率，因此工作表现也极为突出。 工作时间长不等于工作进展快。要提升工作表现，必须尽可能缩短工作时间，高效利用时间。这是我通过观察同事所学到的经验。领会到这一点之后，我就以他为师，不断学习他的工作方式。 此外，我还学习读书会或者座谈时的沟通方式、学习缩短劳动时间的技巧，改变工作方式。成为管理人员之后，将这些高效工作法用于实践。将方法传授给团队成员之后，我所管理的团队整体加班次数减少，离职率降低，生产效率提高，成了公司里的“MVP”（most valuable player，最优秀选手）。 在演讲或者咨询会的现场，我经常遇到和从前的我一样的人，他们有着同样的烦恼。有的老觉得“工作越做越多，老做不完”。有的则感觉每天都被工作追着赶着，身心疲惫不堪。 这样的人，大多都有以下共同特征。 ·不擅于拒绝他人，手头工作再多依然不停地接工作。 ·经常为周围人考虑，工作谨慎小心。 ·对方要求的交工期限不合理也尽可能满足。 ·每项工作分门别类，资料制作详细。 ·责任感强，无法将工作交付他人，而是自己一力承担。 总之，主要特征就是：非常认真，又非常照顾他人感受。正因过于认真，过于为他人考虑，结果导致自己手头的工作不断堆积，越堆越多。 自己身心疲惫，很自然会影响到工作表现。表现越来越差，工作效率越来越低，最终导致每天的时间都被工作所霸占。 正如陷入了恶性的循环之中。 迄今为止，我通过研修、演讲、咨询会等方式，大约与三万人进行了现场交流，分享了一些节约工作时间、提高工作效率的方法。 本书围绕其中的高效方法、备受肯定的内容，结合实际操作经验进行分析。通过对两者的习惯差异进行比较，与读者分享高效人士在时间管理、思维方式、情绪管理等方面的优势所在。 低效人士之所以效率低下，往往是因为原本出于好心，接下了一堆事情，最终导致自己工作量不断增加。同样，你也有可能在无意识情况下，不断增加自己的工作量和工作时间。 本书开头，是一份自我诊断的小测试。对“你的工作状态还好吗？”这一问题进行测试。请大家挑战一下，回忆下如今的你是怎样的工作方式，处于怎样的工作状态。自我诊断中符合项目多者，希望您通过阅读本书，有所获益，争取成为表现优秀且能够按时下班的高效人士。 吉田幸弘　 2019年6月

高效人士老鹰思维 低效人士乌龟思维 如果有个100页产品目录制作的任务交给你，你将其分别安排几个人负责完成。 Ａ负责其中20页的制作。 A觉得自己负责的这部分一定要尽力做到完美，因此细节部分也十分花心思，页面设计也很讲究，认真打磨，慢工出细活，终于完成了。但是，也因为A太慢了，等到快到截止日期才拿到A完成的部分，最后大家不得不加班，给同一团队的其他成员造成很大困扰。 在Ａ的眼中，只看到自己负责的工作，完全没有全局概念，所以迟迟无法完成任务。 我们暂且将Ａ这种工作思维方式称为“乌龟思维”。 所谓“乌龟思维”，就是勤勤恳恳、努力将该做的工作认真完成。 今天做完一件，再做下一件；一个步骤一个步骤前进，就这样循环往复。的确，工作的确是完成了，进度也有条不紊。但是，这种只见树木不见森林的状态，对于整体工作的完成完全没有概念。 而且，如果每个人都把所有精力只放在眼前的工作上，一旦遇到必须紧急完成的任务，就会表现各部门目标占据主导，最后虽然尽力完成各自工作，但企业未能实现整体最佳效果，成为次优化问题。 有一则“龟兔赛跑”的寓言故事。故事中，乌龟侥幸战胜了兔子。但是。职场上，速度非常重要。无论工作如何努力，不能按时完成任务就没有任何收获。 同样，B也分配有20页的任务。拿到任务，Ｂ首先了解了一下整个计划，然后开始安排自己的工作进度。 因此，商品目录制作工作分配的当天，确认自己负责部分的交工日、最终数据提交日期等相关日程安排，然后开始安排计划。 业务部需要在2月15日提交商品目录给客户。 按此时间，１月20日之前就必须将完整数据的底稿提交印刷公司。 同时，负责目录设计排版等工作则要求要在1月10号之前交稿。 但是，12月20日开始到１月10日正好是年末与年初，各部门岗位应该也非常繁忙。 因此，12月15日必须提交完整稿件。 首先分析目标要求，根据系统目标做出预测，并进行合理规划。 Ｂ每天的时间安排也是按从目标倒推来安排的。 比如说要下午6点准时下班。5点之前做好下周会议需要的资料，提交给上级。3点前必须开始着手准备编写资料。 在此之前，还需要花点时间做好报价表交给Ｅ公司，而且，下午的时候，部长经常会安排些紧急任务下来，每次处理紧急任务大约要1个小时。那么，提交给Ｅ公司的报价表必须在下午1点左右就要开始安排。因为每天都有提前规划，安排有条不紊，最后也不需要加班。 Ｂ的这种理想的工作方式是像鸟儿一样置身于高处， 是俯瞰到整个全局的。 换言之，就是“不仅看到树木，还看到森林”。 我将Ｂ这种思维称为“老鹰思维”。 因为，老鹰占据高处，从上往下俯视，比乌龟的视野更加宽阔。 而且，视野宽阔，也比较能够考虑配合其他人。因为平时注意照顾到其他人，工作中大家并肩作战，遇到自己解决不了的事情的时候，也能得到大家协助，帮助工作顺利完成。 高效秘诀：像空中飞翔的鸟一样具有宽阔的视野。